Śledzenie czasu pracy w firmie - czy to legalne?

Ewidencja czasu pracy to bardzo ważna kwestia. Warto na nią postawić choćby z tego względu, że w godzinach świadczenia przez zatrudnionego na umowę o pracę pracownika, to szef odpowiada za tę osobę. Co to oznacza w praktyce?

Śledzenie czasu pracy w firmie - czy to legalne?
  • Mikołaj Frączak
  • /
  • 10 czerwca 2021

W jaki sposób przełożony odpowiada za pracownika w godzinach pracy?

Podczas świadczenia usługi pracy w firmie, pracownik jest zobligowany do przebywania w miejscu jej świadczenia. Jeśli więc pracuje w biurowcu, to powinien znajdować się na jego terenie. Jeśli jest kierowcą, to może przemieszczać się poza firmą, jednak tylko w ramach zadań, które dla tej działalności wykonuje.

Jeśli osoba samowolnie oddali się poza teren i na przykład ulegnie wypadkowi, bo potrąci ją samochód, to problemy będzie mieć też pracodawca. W takiej sytuacji pod dużym znakiem zapytania staje też kwestia przyznania odszkodowania z wielu różnych ubezpieczalni.

Czy każdy pracownik musi mieć ewidencjonowany czas pracy? Nie. Reguluje to Artykuł 149 Kodeksu Pracy. Stanowi on, że taka potrzeba zachodzi tylko wśród osób, które są objęte obowiązkiem pracy zadaniowej oraz wśród osób, które wykonują funkcje zarządcze w imieniu pracodawcy. Ewidencja dotyczy też osób zatrudnionych w ramach pracy zmianowej, wliczając w to osoby pracujące w nocy.

Jakie są modele prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Ustawodawca daje możliwość zliczania tego czasu zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Jeśli nie chcemy wdrażać specjalistycznego oprogramowania, to w zdecydowanej większości wystarczy kartka podzielona na odpowiednie tabele, do której pracownicy będą się wpisywać.

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy jako forma przetwarzania danych osobowychMonitoring wizyjny w zakładzie pracy jako forma przetwarzania danych osobowychRafał Stępniewski

Bardzo dużą rolę odgrywa też czynnik kontrolny. Lista obecności powinna być w takiej sytuacji sprawdzana przez wyznaczoną do tego osobę, by sprawdzić, czy pracownicy, aby nie rozmijają się z prawdą w swoich raportach. Powinniśmy poświęcić też dużą uwagę na to, by grafik pracy był ustalany w odpowiednim trybie, na przykład tygodniowym lub miesięcznym, z poszanowaniem godzinowych norm pracy respektowanymi w Polsce.

Zawsze warto wdrożyć profesjonalne aplikacje monitorujące. Na czym polega ich wyższość nad tradycyjnymi metodami? Profesjonalny system elektroniczny bardzo często opiera się na dyskietce oraz na czytniku, do którego musi ją przyłożyć pracownik. Oznacza to, że w systemie zapisywana jest nie tylko obecność w firmie w danym dniu, ale i godzina przyjścia i wyjścia z pracy. Jest to więc świetny sposób, by walczyć ze spóźnialskimi.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Czy zasady monitoringu w miejscu pracy muszą być zgłoszone pracownikom?

Tak. Można to zrobić w formie zmiany regulaminu, który pracownicy podpiszą. Praktyka wielu firm pokazuje, że zawsze lepiej postawić na dokument, który pracownik podpisze. W razie ewentualnego sporu będzie to doskonały sposób, by udowodnić swoje racje przez obie strony.

Czy w każdej firmie trzeba wdrażać monitoring czasu pracy? Wydaje się, że decyzja powinna być każdorazowo podejmowana przez szefa firmy. Jeśli Kodeks Pracy wprost nie narzuca takiego obowiązku, to warto zastanowić się nad tym, czy aby wprowadzenie śledzenia czasu pracy nie osłabi morali w zespole.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej
Czy GPS przyda się w firmowym samochodzie?
GPS

Czy GPS przyda się w firmowym samochodzie?

Moduł GPS to coraz częściej spotykany element wyposażenia w wielu różnych pojazdach. Nie jest to już tylko domena pojazdów z półki średniej. GPS trafił też to niższej klasy średniej, a nawet...
Czy opłaca się aktualizować Windows?
windows 10

Czy opłaca się aktualizować Windows?

Microsoft Windows to najpopularniejsze oprogramowanie desktopowe na świecie. Każdego dnia korzysta z niego ponad miliard użytkowników i nic nie wskazuje na to, by okienka w najbliższym czasie utraciły...

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!